„Dokumenty papierowe krążące po firmie są bardziej narażone na utratę, zniszczenia czy po prostu
zostaną przeoczone. Dla wyeliminowania takich możliwości stworzono eletroniczny obieg dokumentów.
Od tego momentu wszystko bedzie się odbywać w jednym miejscu.”
„To całkowicie eliminuje problem zagubionych dokumentów firmowych. Wszystko dzięki opcji wyszukiwania
istotnych dla nas informacji. Tym samym nie tylko zrobimy porządek w papierach firmy, jak zarówno
wykonamy archiwizację wszystkich dokumentów.Rozwiązanie przewiduje również zarządzalny dostęp do dokumentów
we firmie.Wdrożenie poprzedzamy analizą i rozmowami z klientem, przez co ustalamy jaką drogę ma pokonać
dokument do rozliczenia. Przeważnie jest to uzależnione od wielkości firmy, zważając przy tym na to,
że kazda firma ma swoją specyfikę działania. Schemat przebiegu tworzymy od podstaw , dlatego nie ma ograniczeń
przy wymaganiach stawianych przez klienta. Długość wdrażania zależy od ilości stanowisk oraz złożoności wybranego
schematu. Klient dostaje informacje do wykonywanych pracach, jak również o zaplanowanych działaniach.
Sprawne zarządzanie dokumentami w firmie poprawia funkcjonalność, o tym jak bardzo jest to istotne,
aby umiejętnie zastosować system zarządzania dokumentami przekonajmy się na przykładzie firmy zajmującego się
sprzedażą
Przed wdrożeniem każdy dział pracował osobno przez co nie miał informacji, gdzie znajdują się niektóre umowy
i dokumenty, bez obiegu dokumentów we firmie może dochodzić do zagubienia się faktur i zapytań o oferty przez co mogą
zostać niezrobione na czas. Po wdrożeniu wygląda to zupełnie inaczej. Każdy dział ma dostępy do potrzebnych
i bieżących informacji, co wyklucza wszelkie przeoczenia i zagubienia dokumentów. Nie ma różnicy, gdzie zarządzamy
dokumentami, ponieważ firma generująca obieg nie da rady działać bez systemu informatycznego na pełnej
efektywności. Dlatego też takie rozwiązanie zyskuje coraz większą popularność.
„
